【中小企業向け】Microsoft 365 Copilot導入の教科書｜基本的な使い方と業務活用事例を網羅

Copilotを導入すれば、長年使い慣れたWordやExcelが、まるで優秀な部下のように働いてくれますよ。

日々の業務でWordやExcelは使うものの、生成AIの活用はまだこれから、という中小企業の経営者様も多いのではないでしょうか。

本記事では、Microsoft 365 Copilotを導入することで、いかに日々の業務を効率化できるかを解説します。

この記事を読めば、Copilotの基本的な使い方から、Excelでのデータ分析、Word文書からのPowerPoint資料作成といった具体的な業務活用事例まで、デモンストレーションを交えて網羅的に理解できます。

AIを自社の強力なアシスタントとするための一歩を、ここから踏み出しましょう。

本記事では、Microsoft 365 Copilotの導入で日常業務がどう変わるのか、具体的な活用事例を交えて徹底解説します。

Microsoft 365 Copilotとは？できることや法人向けプランを解説

ChatGPTとの一番の違いは、やはり普段使っているOfficeソフト上で直接操作できる点ですね。

Microsoft 365 Copilotは、普段の業務で利用するWordやExcel、PowerPointといったアプリケーションに生成AIを組み込み、業務効率を飛躍的に向上させるサービスです。

ChatGPTのように対話形式で様々な指示ができるだけでなく、社内データと連携した高度な活用が可能です。

Copilotの基本機能と業務にもたらすインパクト

Copilotは、一言で言えば「ChatGPTのMicrosoft版」とイメージすると分かりやすいでしょう。

チャット形式で質問に答えたり、情報を要約したりする基本機能に加え、最大の特長は普段お使いのOfficeアプリ上で直接操作できる点です。

これにより、資料作成やデータ分析といった日常業務にAIをシームレスに組み込むことができ、仕事の進め方に大きなインパクトをもたらします。

【法人向け】プランによる違いと最適な選び方

Copilotには個人向けと法人向けのプランが存在し、企業で利用する場合は法人向けプランが基本となります。

法人向けプランの中でも、Word、Excel、PowerPoint、Outlookなどのアプリケーションが含まれる「Microsoft 365 Business Standard」に関連するプランがおすすめです。

このプランを選択することで、各アプリケーション上でCopilotの全機能を活用でき、AIによる業務効率化の効果を最大限に引き出すことが可能になります。

Officeアプリ(Word、Excel、PowerPoint)との連携が最大の強み

Copilotの最大の強みは、Wordでの文章作成、Excelでのデータ分析、PowerPointでの資料作成といった作業を、各アプリ内で直接AIに指示できる点にあります。

例えば、WordでAIに文章を作成させたり、Excelでデータ分析を自動化させたりすることが可能です。

このように、使い慣れたOfficeアプリケーションの操作性をそのままに、高度なAI機能を利用できる点が、他の生成AIサービスとの決定的な違いです。

Copilot Chatの基本的な使い方（Webモードと職場モードの違い）

社内の機密データを安全に検索できる「職場モード」は、経営者として一番気になるポイントかもしれません。

Copilot Chatには「Webモード」と「職場モード」の2つのモードがあり、用途に応じて使い分けることが重要です。

Webモードはインターネット上の情報を検索・要約する一方、職場モードは社内データに基づいた回答を生成します。

「職場モード」で社内データを安全に検索・活用する方法

「職場モード」を使用すると、自社のOneDriveなどに保存されている社内データをAIが参照し、情報を検索・要約できます。

例えば「AI研修に関する資料を探してまとめて」と指示するだけで、膨大なファイルの中から関連情報を探し出し、端的にまとめてくれます。

また、MicrosoftのCopilotは企業の利用を前提とした高度なセキュリティ対策が施されており、「エンタープライズ保護」によって入力した情報がAIの学習に使われることはなく、データも暗号化されるため、機密情報を安全に取り扱うことが可能です。

高度な情報収集を可能にするリサーチツール機能

Copilot Chatには、より高度な情報収集に特化した「リサーチツール」機能も搭載されています。

この機能は、インターネット上にある数十のWebサイトを横断的に検索・分析し、非常に詳細で長文のレポートを自動で作成します。

調査を開始する際には、AIが「どの国について調べたいか」「特定の製品や企業はあるか」といった追加の質問を投げかけ、ユーザーの意図を深く理解した上で、精度の高いリサーチを実行します。

リサーチ結果をWordレポートとして出力する活用術

リサーチツールで作成された調査結果は、ボタン一つでWordファイル形式のレポートとして出力できます。

Copilotの画面上でしか確認できない情報とは異なり、Wordファイルにすることで、上司への報告書や顧客への提出資料、社内での情報共有など、実務ですぐに活用できます。

この出力機能により、情報収集からレポート作成までの一連の作業を大幅に効率化することが可能です。

ExcelでのCopilot活用法｜データ集計・分析からグラフ作成までを自動化

Excelの関数で苦労した経験がある方なら、このCopilotの便利さはきっと感動もののはずです。

ExcelでのCopilot活用は、これまで時間のかかっていたデータ集計や分析作業を劇的に変革します。

複雑な関数や面倒な手作業から解放され、対話形式で直感的にデータを扱うことが可能になります。

面倒な関数は不要！対話形式で売上列を自動追加

従来、Excelで売上を計算するには、単価と数量の列を掛け合わせる関数を手で入力する必要がありました。

しかしCopilotを使えば、「単価と数量を元に売上の列を追加して」と指示するだけで、AIが意図を理解し、自動で売上列を挿入してくれます。

このデモンストレーションが示すように、面倒な関数を覚える必要はなく、やりたいことを言葉で伝えるだけで作業が完了します。

日付データから「販売月」を抽出する複雑なデータ加工も一瞬

「2025/01/01」といった日付データから「1月」という月の情報だけを抽出する場合、通常は複雑な関数を調べる必要がありました。

Copilotなら「販売日の値を元に販売月の列を追加して」と指示するだけで、適切な関数を自動で適用し、瞬時に新しい列を作成します。

これにより、これまでデータの前処理にかかっていた時間を大幅に短縮できます。

月次レポート作成を効率化するピボットテーブルとグラフの自動生成

データの準備が整えば、次は集計と可視化です。

「販売月ごとに売上の合計を算出し、折れ線グラフを作成して」のように指示するだけで、Copilotは自動的にピボットテーブルを作成してデータを集計し、その結果を基にしたグラフを新しいシートに生成します。

これにより、毎月の定型的なレポート作成業務が数分で完了し、分析業務に集中する時間を確保できます。

PowerPointでのCopilot活用法｜Word文書からプレゼン資料を自動生成

資料作成はAIに任せて、人間は中身のブラッシュアップに集中する。そんな働き方が当たり前になりますね。

PowerPointでの資料作成は、構成案の作成からデザインの調整まで多くの時間を要する作業ですが、Copilotを使えばその大部分を自動化できます。

ゼロからスライドを作るのではなく、AIが生成した下書きを基にブラッシュアップする新しい働き方が可能になります。

Wordファイルを指定するだけでスライド構成案が完成

Copilot for PowerPointの強力な機能の一つが、既存のWordファイルを読み込ませて、その内容に基づいたプレゼンテーション資料を自動生成する機能です。

あらかじめWordでスライドの構成や内容を文章でまとめておけば、それをCopilotに読み込ませるだけで、構成案に沿ったスライド一式が数分で完成します。

企業のテンプレート（スライドマスター）を反映した資料作成

企業でプレゼン資料を作成する際、会社のロゴの配置やコーポレートカラーの使用など、定められたデザイン規定に沿う必要があります。

Microsoft製品であるCopilotは、PowerPointに設定されているテンプレート、すなわちスライドマスターを完全に遵守した資料を生成できます。

これにより、デザインの統一性を保ちながら、作成時間を大幅に短縮することが可能です。

スライドに合わせた画像の自動生成とプレゼン原稿（ノート）の作成機能

Copilotは、各スライドの文章内容を理解し、それに合ったイメージ画像を自動で生成・配置してくれます。

さらに、プレゼンテーション本番で役立つ発表者用の原稿（ノート）まで自動で作成してくれるため、資料作成後の準備も効率化できます。

これにより、単なるスライド作成ツールに留まらない、総合的なプレゼン準備アシスタントとして機能します。

Q&A

Copilotに社内の機密情報を入力しても、情報漏洩のリスクはないのでしょうか？

はい、その点は安全です。法人向けのMicrosoft 365 Copilotには「エンタープライズ保護」という機能が備わっています。これにより、入力した情報や社内データがAIの学習に利用されることはなく、通信も暗号化されるため、機密情報を安全に取り扱うことが可能です。

Excelでのレポート作成が簡単になるのは分かりましたが、具体的にどれくらいの時間短縮効果が見込めるのでしょうか？

これまで数時間かかっていた月次の売上レポート作成が、数分で完了するレベルの時間短縮が期待できます。関数を調べたり手作業でピボットテーブルを組んだりしていた作業が、Copilotへの自然な言葉での指示一つで自動化されるため、分析や戦略立案といった、より付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。

Word文書からPowerPointを自動生成する機能は便利そうですが、元になるWord文書は何か特別な形式で準備しておく必要がありますか？

特別な形式は不要ですが、見出しや箇条書きを使ってプレゼンテーションの骨子として分かりやすくまとめておくと、より精度の高いスライドが生成されます。Copilotが文章の構造を理解しやすいように、伝えたい内容を論理的に整理しておくことが、効果を最大限に引き出すポイントです。

Microsoft 365 Copilot業務活用ガイドのまとめ

本記事では、Microsoft 365 Copilotの基本的な使い方から、Copilot Chat、Excel、PowerPointでの具体的な活用事例までを解説しました。

Copilotを導入することで、情報収集やレポート作成、データ集計、資料作成といった日々の業務を劇的に効率化できます。

これからの時代、人間がゼロから作業を開始するのではなく、まずCopilotに初稿を作成させ、人間がブラッシュアップするという働き方が主流になるでしょう。

ぜひ本記事を参考に、Copilotを活用した業務効率化の第一歩を踏み出してください。

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