【2026年最新】生成AIで管理職の業務効率化を実現！明日から使えるChatGPT・Gemini活用法4選

本来やるべき戦略的な仕事に集中したい、というのは全管理職共通の願いですよね。

日々の会議や調整業務、部下からの質問対応に追われ、本来注力すべき戦略的な業務に時間を割けない、という悩みを抱える管理職・マネージャーの方は多いのではないでしょうか。

部下の育成や新規事業の企画など、会社の成長に不可欠な業務に集中したくても、緊急度の高いノンコア業務に時間を奪われてしまうのが現実です。

本記事では、そのような課題を解決する手段として、生成AIを活用した具体的な業務効率化の方法を4つご紹介します。

この記事で紹介する手法を実践するだけで、今まで確保できなかった時間を創出し、より付加価値の高い重要な仕事に集中できるようになります。

本記事では、多忙な管理職が生成AIを活用し、ノンコア業務を削減して戦略的業務に集中するための具体的な4つの手法を解説します。

Gemini活用法｜Gmail連携で毎日のメール業務を劇的に効率化

メール処理は本当に時間を取られますから、ここから自動化するのが一番効果的です。

管理職の業務において、メールの処理は多くの時間を占めます。

特にGoogle WorkspaceやGmailを利用している方であれば、Geminiとの連携機能は絶大な効果を発揮します。

これまで手作業で入力していたメール作成の時間を大幅に削減し、日々の業務効率化を実現できます。

音声入力との組み合わせでメール返信を10秒で完了させる方法

Geminiの文章サポート機能と音声入力を組み合わせることで、メール返信の時間が劇的に短縮されます。

例えば、打ち合わせ候補日への返信で「12月11日でお願い」と音声入力するだけで、Geminiが相手の名前や自分の署名を含んだ適切なビジネスメールを瞬時に生成します。

この方法なら1〜2分かかっていた作業が10〜20秒で完了し、文字を打つストレスからも解放されます。

Googleカレンダーと連携した日程調整の自動提案機能

自分から会議日程を提案する際には、Gmailの「日程調整サポート」機能が非常に便利です。

この機能を使えば、ボタン1つで自身のGoogleカレンダーと連携し、空き時間を自動でリストアップしてくれます。

会議時間の長さ（30分、1時間など）や対象期間（今週、来週など）も簡単に変更でき、煩雑な日程調整業務をスムーズに進めることが可能です。

ChatGPT採用活用術｜公平なスクリーニングで採用ミスマッチを防ぐ方法

採用のミスマッチは会社の損失に直結しますから、公平な評価基盤の構築は非常に重要です。

採用業務は管理職の重要な役割の1つですが、多数の応募があると職務経歴書の確認に膨大な時間がかかります。

ChatGPTを活用すれば、このスクリーニング業務を効率化し、公平なスクリーニングで採用ミスマッチを防ぐための公正な評価基盤を構築できます。

長文の職務経歴書から要点を瞬時に抽出するプロンプト活用法

数ページにわたる長文の職務経歴書も、ChatGPTに添付して要約を指示すれば、ポイントを瞬時に把握できます。

例えば「3行サマリーと経歴の概要」といったフォーマットを指定することで、候補者の強みや経歴の核となる情報を整理された形で抽出できます。

これにより、書類選考の時間を大幅に短縮し、より効果的な内容の深掘りが可能になります。

AIで求人票に基づいた公平な評価観点を作成する手順

応募者を公平に評価するためには、客観的な評価観点と評価軸が不可欠です。

ChatGPTに求人票を読み込ませ、「評価観点一覧の作成」を指示すれば、募集要項に基づいた具体的な評価項目とスコアリング基準（例：1点、3点、5点）を自動で生成してくれます。

これにより、評価者によるブレをなくし、一貫性のある公正な評価を実現できます。

属人性を排除し、効率的かつ公正な候補者スクリーニングを実現

作成した評価観点に基づき、ChatGPTに応募者の職務経歴書を評価させることで、人の感情や主観を排除したスクリーニングが可能になります。

AIは求人票、職務経歴書、評価観点の3つの情報を照合し、各項目を点数化して総合評価を出力します。

これにより、数十人、数百人規模の応募者に対しても、公平かつ効率的な評価プロセスを構築し、自社に最適な人材を見極める精度を高めることができます。

NotebookLMでマニュアル作成を自動化する手順と教育への応用

引き継ぎ資料や研修マニュアルを作る手間がなくなるだけでも、相当な時間短縮になりますよ。

マニュアル作成は時間と手間がかかる業務ですが、NotebookLMを使えばそのプロセスを劇的に変えることができます。

既存の資料をAIに学習させるだけで、多様な形式の教育コンテンツを自動で生成し、部下の育成に活用できます。

既存資料から音声・動画・スライドまで自動生成する具体的な使い方

NotebookLMにマニュアルの文章（PDF）や業務説明の文字起こしデータなどを学習させるだけで、多彩なコンテンツが生まれます。

整形されたマニュアル文書はもちろん、内容を解説する音声や動画、さらにはプレゼンテーション用のスライドまで自動で作成可能です。

表形式のスケジュールやマインドマップなども生成でき、分かりやすいマニュアル作成の自動化を効率的に進められます。

ハルシネーションのリスクを抑え、質の高い教育コンテンツを迅速に作成

生成AIの課題であるハルシネーション（事実に基づかない情報の生成）ですが、NotebookLMは学習させた資料のみを情報源とするため、そのハルシネーションのリスクを大幅に抑制できます。

これにより、情報の正確性が担保された質の高い教育コンテンツを迅速に作成できます。

社員一人ひとりに合わせた形式でマニュアルを提供できるため、教育の質向上と育成の効率化に大きく貢献します。

GPTsで自分の分身AIを作るメリットと部下育成への活用法

自身のノウハウや経験、考え方を学習させた「自分の分身AI」をGPTsで作成すれば、部下の成長支援を新たな形で実現できます。

AI上司という存在は、メンバーが自立的に業務を進めるための強力なサポーターとなります。

自身のノウハウを学習させたAIが部下の自立的な成長を支援

自身のスキルや思考を学習させたAIは、まさに「AIの自分」として機能します。

部下が業務で壁にぶつかった際、例えば「ITが苦手なお客様へのアプローチ方法」といった具体的な相談をAIに投げかけると、上司であるあなたならどう答えるか、という視点で的確なアドバイスを提供します。

これにより、部下は自ら解決策を見出す力を養い、小さな成功体験を積み重ねることで、自立的な成長を遂げることができます。

AI上司だからこそメンバーが気軽に相談できる環境を構築

「こんなことを聞いたら迷惑かもしれない」といった遠慮から、上司に直接質問しづらいと感じる部下は少なくありません。

しかし、相手がAIであれば、時間を気にせず、どんな些細なことでも気軽に相談できます。

このようなAI上司だからこそメンバーが気軽に相談できる心理的安全性が確保された環境は、部下の疑問や不安を早期に解消し、業務の停滞を防ぐ上で非常に有効です。

Q&A

記事で紹介されているGmailとGeminiの連携機能は、追加費用なしで使えるのでしょうか？ また、音声入力した内容やメールデータが外部に漏れるセキュリティリスクは心配ないですか？

Geminiとの連携機能は、Google Workspaceの有料プランに含まれる形で提供されます。セキュリティに関しては、Googleの堅牢なインフラで保護されており、入力データが広告目的で利用されたり、他のユーザーに閲覧されたりすることはありません。企業の機密情報を扱う上での安全性は確保されています。

ChatGPTで採用スクリーニングを自動化するのは魅力的ですが、AIの評価だけで候補者を判断してしまうと、経歴書に現れない潜在能力を持つ人材を見逃しませんか？

AIによる評価は、あくまで客観的な一次スクリーニングの補助と捉えるのが重要です。AIが抽出した要点やスコアを参考にしつつ、最終的な判断は必ず人間が行うことで、評価のブレを抑えつつ、候補者の個性やポテンシャルといった定性的な側面も見逃さない、バランスの取れた採用活動が可能になります。

NotebookLMやGPTsに自社のマニュアルやノウハウを学習させる際、その情報が他の企業に流出したり、AIのモデル改善に使われたりする恐れはないのでしょうか？

NotebookLMもGPTs（有料版のChatGPT PlusやEnterprise）も、アップロードしたデータがAIモデルの学習に使われることはありません。NotebookLMは学習させた資料のみを情報源とし、GPTsも個別に作成したAIは非公開設定が可能です。自社の機密情報を安全に活用できる仕組みが整っています。

生成AIで管理職の業務効率化を実現し、本来の仕事に注力する方法のまとめ

本記事では、管理職・マネージャーが抱える「時間がない」という課題に対し、生成AIを活用した4つの具体的な解決策をご紹介しました。

Geminiによるメール業務の自動化、ChatGPTを活用した公平な採用スクリーニング、NotebookLMでのマニュアル作成、そしてGPTsによる自身の分身AIを活用した部下育成。

これらのツールを導入することで、これまでノンコア業務に費やしていた時間を大幅に削減できます。

創出された貴重な時間を、部下の成長支援や事業戦略の立案といった、本来注力すべき付加価値の高い業務に振り向け、組織全体の生産性を向上させましょう。

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