Gemini使い方完全ガイド｜メール作成・日程調整・議事録作成を自動化して年間100時間を生み出す方法

メール対応や日程調整、資料作成で毎日何十分も費やしていませんか？

実は、Google Workspaceのユーザーであれば、Geminiというツールを活用することで、これらのコミュニケーション業務を劇的に効率化できます。

本記事では、Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Google MeetといったGoogle Workspaceの各ツールにおけるGeminiの具体的な使い方を、実演付きで詳しく解説します。

音声入力による秒速メール作成、@コマンドによる日程調整の自動化、ファイル検索の0秒思考化、Deep Researchを活用した高品質レポート作成、そしてノーコードでのAIワークフロー構築まで、年間で100時間以上もの時間を捻出できます。

この記事を読めば、明日から実務で使える具体的なGemini活用法が身につき、生産性向上を実現できるでしょう。

Google WorkspaceユーザーならGeminiで年間100時間以上の業務時間を削減できます。

なぜ今、Geminiでのコミュニケーション業務効率化が必要なのか

日々の業務の中で、メール対応、日程調整、資料作成といったコミュニケーション関連の業務に数十分から1時間を使っていることに気づいていますか？

小さなタスクに追われ、気づけば夕方になっており、重要な企画や顧客対応ができていないという現状は、多くのビジネスパーソンが抱える共通の課題です。

実は、これらの悩みはGeminiを活用することで全て解決できます。

逆に言うと、Geminiを有効活用しないことで、周りの人より大きな成果を出すことが難しくなる時代になっています。

会社も自分も成長し、大きな成果を出していくためには、GeminiをAI秘書として使いこなすことがポイントです。

本記事でご紹介する方法を実践すれば、毎日30分から1時間、年間で100時間以上もの時間を捻出できます。

100時間もあれば、新しい企画や顧客への更なる価値提案など、様々なことができると思いませんか？

Gmailでのメール生成｜音声入力で秒速メール作成を実現する方法

メール作成に1通数分かけている現状の課題

多くの方が、未だに新規メールの作成や返信メールの作成を1文字1文字キーボードで打っているのではないでしょうか。

「お世話になっております」という文章から始まる定型文を、毎回同じような内容なのに1つ1つ手打ちしていては、効率は上がりません。

これを毎日何十通も対応していては、いつまで経っても時間を作ることはできません。

AI時代においては、こうしたメール作成の手法を見直すことが生産性向上の第一歩となります。

音声入力とGeminiを組み合わせた返信メール自動生成の手順

ここからは、音声入力を活用したGeminiでのメール作成の具体的な手順をご紹介します。

例えば、来週の打ち合わせのための日程調整依頼のメールが届いたとします。

まず返信ボタンをクリックし、Geminiのマークを選択すると、プロンプトを入力する欄が表示され、ここでGeminiにメールを作らせることができます。

音声入力ツール（例：Aqua Voice）を使って、「お世話になります。29日の10時から11時、14時から15時、30日の9時から10時、13時から15時が空いています」と音声で入力し、作成をクリックします。

するとあっという間に、相手の名前もしっかり入れたビジネスメールが作成されますので、挿入ボタンを押せば返信メールが完成です。

この一連の作業はわずか数十秒で完了し、手打ちした文字は1文字もありません。

年間どれだけの時間削減効果があるのか

ブラインドタッチができる人であっても、従来の方法では1通の返信メールを作るのに1分程度はかかりますが、Geminiを使えば数十秒で完成します。

キーボードを打つのがあまり得意でない方や、1日に何十通もメール対応をする方の場合、削減できる時間は非常に大きなものになります。

誰でも簡単にできるやり方なので、ぜひ活用してください。

ただし、Geminiを使ったメール作成の機能に関しては有料版を使っていることが条件になりますので、その点ご理解ください。

日々のメール対応に追われている方にとって、この方法は大きな時間捻出のチャンスです。ぜひ今日から実践してみてください。

Googleカレンダー自動化｜@コマンドで会議調整時間を削減する使い方

日程調整で毎日30分を浪費している実態

会議の日程調整をするときに、毎回Googleカレンダーを開いて空き時間を探すという作業を繰り返していませんか？

空き時間を探すだけで数分かかることも少なくありません。

会議が非常に多い仕事をしている方の場合、会議調整だけで毎日30分使っているケースもあります。

こうした時間は積み重なると大きな損失になりますが、Geminiの@コマンドを使うことで劇的に改善できます。

@コマンドによる空き時間確認と予定登録の実演

Geminiでは、半角で「@」とコマンドを入力することで、GoogleカレンダーやGmail、GoogleドライブといったGoogleの様々なアプリケーションに接続して、情報の取得や登録が可能になります。

例えば、「明日と明後日の9時から17時の間で空いているところを教えて」と聞いてみると、Geminiが即座にGoogleカレンダーにアクセスして、瞬時に空き時間を教えてくれます。

さらに、「1月23日の16時から17時に採用面談の予定を入れて」と予定登録の指示を出すと、Geminiが再びGoogleカレンダーに接続し、面談の予定を入れてくれます。

たったこれだけの操作で、予定の確認と登録が一気通貫でできるのです。

無料版でも使える機能の活用ポイント

このGoogleカレンダーの@コマンド機能は、無料版でも使えることが大きなメリットです。

会議の多い方には非常に便利な使い方なので、ぜひ試してみてください。

毎日の会議調整にかかる時間を大幅に削減し、本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。

Googleドライブでの検索｜0秒思考で資料を見つける2つの方法

フォルダを漁る資料探しから解放される

Googleドライブで資料を探すとき、フォルダを漁って見つからず、やっと見つかったという資料の宝探しをした経験はありませんか？

Geminiに聞けば、ファイルの中身まで確認した上で適切な情報を取ってきてくれます。

これにより、資料探しの時間がぐっと短くなるだけでなく、自分が作っていない、本来であれば見つけられなかったはずのファイルまで探し出してくれる優れた機能です。

@コマンドでファイルの中身まで検索する活用法

Googleドライブを検索する方法の1つ目は、先ほどのカレンダーと同じく@コマンドを使ってGoogleドライブに接続する方法です。

@コマンドでGoogleドライブに接続した上で、欲しい情報を聞くだけです。

例えば、「生成AI研修の特徴と強みをまとめて」と入力すると、Googleドライブ上にある様々なファイルを検索して、研修の特徴と強みをまとめてくれます。

様々なファイルに散らばった情報を1つの欲しい形にまとめてもらうことで、新たな企画作成や提案書作成が非常にスムーズになります。

Googleドライブ上で直接検索する方法の比較

2つ目の方法は、Googleドライブ上で直接同じようなことを行う方法です。

Googleドライブを開き、同じプロンプトを入力して送信すると、スピーディーに同じように情報を返してくれます。

Googleドライブ上のファイルを複数確認した上で、整理された情報を作成してくれます。

どちらの方法も非常に便利ですが、作業の流れに応じて使い分けることで、より効率的な業務が実現できます。

GoogleドライブをDeep Research｜自社データ連携で高品質レポートを作成

Web情報と自社データを掛け合わせた企画・提案書作成の重要性

新しい企画や提案を作る際に、Webの最新情報を調べ、さらに社内のドライブの情報を掛け合わせた最適で高品質なレポートを作るという業務をしている方は多いと思います。

そうした業務において、Geminiは非常に強力なツールです。

GeminiにはDeep Researchという機能がありますが、この機能では検索ソースをGoogleのネット検索だけではなく、自社のGoogleドライブにアクセスすることもできます。

Deep ResearchでGoogleドライブも検索対象にする設定方法

Deep Researchの設定画面で、検索ソースとして「Web」と「Googleドライブ」の両方を選択します。

この2つを選択した上で、例えば「生成AI研修の特徴と強みをまとめた上で、製薬企業に対する研修提案書を作成して」と送信すると、Geminiは通常のDeep Researchと同じように動作しますが、検索する対象がWebだけでなく、自社のGoogleドライブも含まれます。

Web検索と自社データを複合的に検索した上で、自社情報も最適に組み合わせたレポートを作ってくれるのが、GeminiのDeep Researchの強みです。

他社にはない差別化されたレポート作成事例

実際に作成されたレポートでは、まず製薬業界を取り巻く環境についてWebを網羅的に検索した情報が整理されてまとめられています。

その上で、自社のGoogleドライブのファイルを横断的に検索した情報も踏まえた強みの抽出が行われています。

例えば、「実務直結型」という会社が大切にしている研修の価値観が反映されているなど、自社独自の視点が組み込まれます。

Webの検索データだけではありきたりのレポートになることが多いですが、自社データを活用しているからこそ、他には作れない差別化した情報が作成できるのです。

Google Workspace Studio｜ノーコードAIワークフローで議事録作成を完全自動化

Google Workspace Studioとは何か

Google Workspace Studioは、ノーコードでAIワークフローが作成できるアプリケーションです。

このWorkspace Studioの最大の特徴は、Googleの様々なアプリケーションを連携させ、かつGeminiも使ったAIワークフローが簡単に誰でも作れてしまうということです。

特別なプログラミングの知識やITスキルがなくても、誰でも簡単に業務自動化のフローを構築できます。

なお、このWorkspace Studioは現時点ではGoogle Workspaceに加入している方のみ使うことができます。

Meet議事録の自動作成・メール送信フローの作り方

ここでは、社内で行う営業進捗ミーティングの後に、議事録を自動作成して関係者にメールを送るフローをご紹介します。

Google Workspaceを使っている場合、社内会議はGoogle Meetで行われ、Meetが作った文字起こし情報がミーティングフォルダに自動保存されます。

それをトリガーにして議事録を作成し関係者にメールを送るという流れを自動化すれば、わざわざGoogleドライブにアクセスして議事録のフォルダを開かずとも、自社のフォーマットに最適化された議事録をメールで受け取ることができます。

具体的なフローは以下の通りです。

まず、Googleドライブにアイテムが追加された時をトリガーとします。

Google Meetで会議をレコーディングした場合、Meet Recordingsというフォルダに自動でドキュメントが作成されるので、これをトリガーとして設定します。

次に、追加されたドキュメントが営業進捗ミーティングに関するものかどうかを確認します。

会議は様々な種類があり、すべてがミーティングレコードに自動追加されるため、営業進捗ミーティング以外の会議は関係者に送らないようにする必要があるからです。

追加されたファイルのファイル名に「営業進捗MTG」という文字が含まれているかどうかをチェックし、含まれていた場合にGeminiを使います。

Geminiのプロンプトには、会社独自の議事録フォーマットを指定し、文字起こしデータからGeminiに議事録を作成してもらいます。

そして、その結果を自分宛にメールで送るという設定にします。

もし関係者に送りたい場合には、Draft an emailで下書きを作るステップを追加し、Toに送りたい関係者のアドレスを設定しておくと良いでしょう。

そうすることで、下書きフォルダに議事録メールが作成されるので、送信ボタンを押せば関係者に一斉送信ができます。

プログラミング不要で業務自動化できる具体例

Workspace Studioでは、Create欄にどういったものを作りたいのかという要件を入力してCreateをすることで、雛形を作成してもらえます。

あとは細かい設定やプロンプトを調整するだけで完成します。

それ以外にも、Googleがサンプルとしていくつか提供しているものがあり、これを選択してコピーを作成することで自分用にカスタマイズすることも可能です。

このように、ステップと呼ばれる部品をつなげて、プロンプトや設定値を調整するだけで簡単に作れるようになります。

実際に会議を行い、文字起こしがMeet Recordingsに保存されると、Workspace Studioが自動的に起動し、設定したフォーマット通りの議事録が作成され、メールで届きます。

どんなに長い会議であっても、整理されたコンパクトな議事録が返ってくるので、簡単に確認することができます。

Gemini単体ではできないことでも、Workspace StudioでメールやGoogleドライブ、スプレッドシートなど様々なGoogleのアプリケーションを連携することで、より横断的な、より多段階の業務を自動化することが可能になります。

Q&A

音声入力ツールは何を使えばいいですか？

記事内ではAqua Voiceという音声入力ツールが例として紹介されています。このツールを使うことで、日程候補などを音声で入力し、Geminiに直接プロンプトとして渡すことができます。音声入力により、キーボードを一切使わずにメール作成の指示が完了するため、作業スピードが大幅に向上します。Aqua Voice以外にも、お使いのデバイスに対応した音声入力ツールであれば同様の効果が期待できます。

@コマンドでGoogleカレンダーに接続する際、どのような指示が有効ですか？

空き時間の確認であれば「明日と明後日の9時から17時の間で空いているところを教えて」のように、具体的な日付と時間帯を指定する形が効果的です。予定登録の場合は「1月23日の16時から17時に採用面談の予定を入れて」のように、日時と予定名を明確に伝えることで、Geminiが正確にGoogleカレンダーへ登録してくれます。このように自然な文章で指示できるため、特別なコマンドを覚える必要はありません。

Workspace Studioで議事録作成を自動化する場合、どのフォルダをトリガーに設定すればいいですか？

Google Meetで会議をレコーディングすると、「Meet Recordings」というフォルダに文字起こしドキュメントが自動保存されます。このフォルダへのアイテム追加をトリガーとして設定することで、会議終了後に自動的にワークフローが起動します。ただし、すべての会議の議事録を作成するわけではない場合、ファイル名に特定の文字列（例：「営業進捗MTG」）が含まれているかをチェックする条件分岐を追加することで、必要な会議だけを処理対象にできます。

Gemini業務効率化のまとめ｜年間100時間を生み出す次の一歩

今回は、Geminiを秘書として日常のコミュニケーションに関わる業務を効率化する方法を5つご紹介しました。

1つ1つは小さな業務でも、1日という範囲で見ると30分から1時間使っていることはザラにあります。

この時間を大きく短縮することで、年間100時間以上を生み出すことができます。

同じ成果を皆さんにも出していただきたいので、この記事の内容をぜひ現場で取り入れてください。

GeminiをはじめとするAI活用は、これからのビジネスにおいて必須のスキルとなります。

まずは無料版でも使える機能から試していただき、導入効果を実感してください。

本記事でご紹介した5つの方法は、実際に多くの企業で成果を上げています。

しかし、御社の業務や組織に最適化されたAI活用法は、現場の課題や目標によって異なります。

もし「自社でも本格的にAI導入を進めたい」「もっと効率化できる領域を見つけたい」とお考えであれば、ぜひ一度ご相談ください。

御社の現状をヒアリングさせていただき、御社ならではの最適な活用方法を一緒に見つけるお手伝いをいたします。

興味のある方はぜひお問い合わせフォームからご連絡ください👇